ББизнес-тренинги

ТРЕНИНГ

ЭФФЕКТИВНЫЙ СЕКРЕТАРЬ

Аудитория: секретари, секретари- референты, помощники руководителей.

Продолжительность: 1 день, 8 часов.

В программе::

1. Суть профессии секретаря

1. основные направления деятельности секретаря
2. квалификационные требования и уровни карьерной лестницы секретаря
3. имидж секретаря- визитная карточка учреждения ( прическа, dress-code и макияж)
4. привлекательный образ секретаря, средства создания привлекательного имиджа
5. развитие навыков самопрезентации и презентации своей компании
6. конфиденциальные аспекты в работе секретаря.

2. Деловое общение

-Техника общения по телефону:

1. планирование и подготовка к телефонной беседе
2. правила ответов на звонки, фиксация и передача сообщений
3. составление и отработка речевого модуля приветствия по телефону
4. работа с исходящими и входящими звонками, фильтрация звонков
5. контроль времени в ходе делового общения по телефону, работа с параллельными звонками
6. роль голоса и эмоций в общении по телефону (интонация, тембр, темп речи, артикуляция, «улыбка по телефону»)
7. умение говорить «нет» по телефону, корректное «сворачивание» телефонного разговора
8. типичные ошибки при телефонном общении

-Непосредственное деловое общение в работе секретаря:

1. умение располагать к себе- основные навыки эффективного общения
2. контакт: способы установления контакта, «малый разговор», заполнение пауз в минуты ожидания, способы поддержания разговора
3. Подготовка и проведение делового разговора. Особенности деловых бесед. Правила подготовки и проведения разговора. Техника задавания вопросов. Виды вопросов. Тактичное завершение разговора
4. Умение понимать больше, чем сказано. Язык телодвижений. Смысл жестов и поз. Умение «читать» по лицу. Роль дистанции между собеседниками в деловом общении. Психогеография - расположение собеседников

- Работа с посетителями

1. Работа секретаря в приемной, прием посетителей из других организаций, прием командированных, работа в приемной с vip-клиентами
2. Прием сотрудников компании
3. Чай-кофе для посетителей
4. Понятие «секретарского барьера»- способы установления и методы преодоления
5. «Не наш» клиент- как завершить общение и сохранить позитивный имидж компании

3. Основы бизнес- этикета. Этикет секретаря.

- Основные принципы бизнес-этикета

-Этикет секретаря::

1. корпоративные правила и стандарты,
2. формулы приветствия и представления
3. основные правила деловой этики

- Презентации, приемы, совещания:

1. организация презентации: время проведения презентации, рассылка приглашений, подготовка помещения
2. правила сервировки стола, когда предлагать чай-кофе, порядок обслуживания и сервировки
3. организация совещаний: оповещение сотрудников, подготовка документации по теме совещания, встреча и регистрация участников крупных совещаний, проведение оперативного совещания
4. приглашение гостей на приемы, виды приемов, бизнес- подарки и сувениры

4. Взаимоотношения с руководителем

1. организационная и информационная поддержка оперативной деятельности руководителя
2. организация и проведение бизнес- поездок руководителя
3. как войти в кабинет шефа и не потерять уверенность в себе
4. особенности психологии руководителей- мужчин
5. как управляют женщины
6. психологические аспекты взаимоотношений секретаря с сослуживцами, типы сотрудников и стратегии взаимодействия с ними

5. Основы делопроизводства для секретаря

- нормы времени на секретарско - референтские работы ( на подготовку справок, на подготовку инструкции по документационному обслуживанию, на набор текста на типовых бланках и пр.)

- работа с информацией:

1. прием и передача информации
2. фиксация контактов
3. отслеживание информационных потоков
4. система учета и записи поручений

- формат составления фирменного бланка

1. оформление деловых писем в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003
2. требования к реквизитам
3. характеристика деловых писем, язык и стиль делового письма, типичные ошибки

6. Секретарский стресс- менеджмент

1. приемы саморегуляции
2. профилактика конфликтных ситуаций
3. техники снятия эмоционального напряжения
4. техника эмоциональной невключенности «вылезти из кастрюли»
5. организация рабочего времени секретаря- важнейший ресурс